Managementul timpului: 7 tehnici

Perspective cheie

• Gestionarea eficientă a timpului îmbunătățește productivitatea
• Strategii precum stabilirea obiectivelor clare, crearea de liste de activități
• Stăpânirea gestionării timpului sporește echilibrul profesor-viață, contribuind la un personal mai mare

Gestionarea eficientă a timpului nu vine în mod natural.

Din acest motiv, cărțile, tehnicile și software -ul de gestionare a timpului sunt o duzină.

Atunci când vă ghidați clienții executivi ocupați sau pacienții orientați spre anxietate, pe o cale de gestionare mai bună a timpului, este posibil să nu fiți doar răsfățați pentru alegere, ci să vă copleșiți.

Așadar, mai degrabă decât să sari în capătul profund, începeți cu această postare, unde vă vom oferi o imagine de ansamblu ușor de utilizat asupra literaturii de gestionare a timpului. Vom discuta despre șapte componente de bază ale gestionării timpului și cum să le aplicăm, împreună cu instrumente utile și lecturi recomandate pentru viața de zi cu zi a clientului.

Din momentul în care este esența, să începem!

Înainte de a continua, ne -am gândit că s -ar putea să -ți placă UPORABNAPSIHOLOGIJA.com. Aceste exerciții detaliate, bazate pe știință, vă vor ajuta sau clienții dvs. să deveniți mai productivi și mai eficienți.

Importanța gestionării timpului

Managementul timpului este o constelație a comportamentelor care ne ajută să ne folosim în mod eficient timpul pentru a satisface cerințele vieții noastre personale și profesionale. Deși definiția gestionării timpului variază de la un domeniu la altul, Aeon și Aguinis (2017, p. 311) oferă următoarea explicație clară, centrată pe persoană:

O formă de luare a deciziilor utilizate de indivizi pentru a structura, proteja și adapta timpul la schimbarea condițiilor.

Aceste trei componente nu pot fi reduse la un singur panaceu, capabil să abordeze probleme de gestionare a timpului. În schimb, diferite strategii - precum cele prezentate în acest post - abordează diverse componente ale gestionării timpului.

De ce este important managementul timpului?

Timpul și energia noastră sunt finite. Trebuie să le împărțim în mod adecvat pe mai multe responsabilități și să le folosim pentru a avea grijă de noi înșine, de familiile noastre și de prietenii noștri și de a participa la sarcini legate de muncă.

Cu un timp mai bine gestionat, ne putem satisface toate responsabilitățile, cerințele de muncă și obiectivele noastre. Cel mai important, reducem riscul de a ne simți copleșit de stres, de a ne simți ca un eșec și de alte probleme de bunăstare psihologică slabă (Aeon

O sinteză a literaturii existente (Aeon

• Corelat pozitiv cu mai multe măsurători ale bunăstării (inclusiv sănătatea psihologică, Satisfacția locului de muncă , încredere, stima de sine)
• Corelat negativ cu stresul
• Corelat pozitiv cu mai multe măsuri de muncă și performanță academică, inclusiv succesul academic și performanța auto-raportată

Dacă sunteți încă neconvins cu privire la importanța unui gestionare mai bună a timpului, urmăriți videoclipul TEDX al lui Brad Aeon aici.

Selectarea strategiilor de gestionare a timpului

În definiția anterioară a managementului timpului, am menționat trei componente de bază: structură, protecție și adaptare.

• Structura se referă la modul în care timpul nostru este perceput, măsurat și alocat.
• Protecția este modul în care ne protejăm timpul de a fi irosit, direcționat greșit sau deviat de planurile noastre.
• Adaptarea se referă la cât de bine putem face față sarcinilor sau surprizelor neașteptate.

În această postare, vom discuta despre șapte strategii cheie de gestionare a timpului care pot fi grupate în funcție de aceste trei componente. Această taxonomie este utilă atunci când decideți o strategie. Toate strategiile ne ajută să ne protejăm timpul și obiectivele, dar unele satisfac și celelalte componente.

Strategia 1: identificarea și eliminarea deșeurilor de timp

Activitățile de pierdere a timpului epuizează timpul, energia și efortul, fără a contribui la obiectivul general de producție/final (Gordon

Pentru a identifica de ce timp de risipă de care depinde clientul, utilizați un jurnal zilnic, înregistrându -și activitățile și timpul petrecut pe fiecare (Gordon

Timpul risipi can take many forms, but various practical solutions exist to counter them (see the table below, adapted from Gordon & Borkan, 2014).

Strategia 2: îndepărtați -vă de perfecționism

A fi excesiv de preocupat de un produs/rezultat perfect poate deraia rapid cele mai bune planuri. Perfecţionism este un comportament inadaptabil caracterizat prin autocritică extremă, frică de a face greșeli, îndoială de sine și standarde imposibile (Rice și colab., 2012).

Perfecționistii experimentează puțină plăcere în viața lor profesională și personală, deoarece sunt excesiv de preocupați de performanța lor și prezintă un risc mai mare de amânare, stres psihologic și mai multe sindroame psihologice (Rice și colab., 2012; Shafran și colab., 2016).

Adesea repetă acțiuni, circumnavigând în jurul unui obiectiv de neatins, în cele din urmă pierzând timpul care ar fi putut fi redirecționat către alte sarcini (Shafran și colab., 2016).

Alături de celelalte strategii din postarea noastră, se recomandă următoarele ajuta la depășirea perfecționismului .

1. Perfecționistii se bazează pe modele de gândire binară (dreapta - crud) și au o toleranță scăzută pentru greșeli (Shafran și colab., 2016). Ajută -ți clientul să recunoască că un proiect nu va fi niciodată perfect, să adopte o voce interioară mai amabilă și să programeze timpul pentru feedback.
2. Rupe sarcinile în obiective mai mici și realizabile, cu așteptări clare la stabilirea obiectivelor. De exemplu, primul obiectiv este producerea unei versiuni de proiect care conține greșeli, dar cu structura corectă. Pentru al doilea obiectiv, clientul se poate concentra pe rafinarea piesei și participarea la dactilografii.
3. Munca perfectă este de neatins, iar perfectul este de obicei slab definit. În schimb, identificați aspectele de bază ale proiectului care vor avea cel mai mare impact și obțineți același rezultat ca unul perfect. Concentrați -vă pe aceste aspecte, mai degrabă decât pe cele mai puțin importante.

Strategia 3: eliminați amânarea

Procrastinare este un comportament de evitare care face parte dintr -un ciclu negativ în care individul știe că rezultatul sarcinii este esențial.

Totuși, acțiunea sarcinii are o experiență negativă (Van Eerde, 2003).

Procrastinare has many forms and is accompanied by negative feelings such as guilt and a fear of failing . The entire experience is stressful, which clients want to avoid or change (van Eerde & Klingsieck, 2018).

Eliminarea amânării începe cu conștientizarea și apoi o intervenție (Van Eerde, 2003).

Conform unei meta-analize a patru intervenții diferite, cea mai eficientă intervenție împotriva amânării a fost terapia cognitiv-comportamentală, indiferent dacă au fost incluse strategiile de gestionare a timpului, cum ar fi încălcarea unei sarcini în bucăți mai mici, prioritizarea sarcinilor, stabilirea obiectivelor sau gestionarea timpului în mod eficient (Van Eerde

O altă strategie eficientă este puterea și Antrenament de asertivitate (din eerde

Strategia 4: Spuneți nu la muncă suplimentară

A fi prezentat o muncă suplimentară în timp ce încercați să satisfaceți o cerere de muncă existentă nu este neobișnuit. Implicația asumării lucrărilor suplimentare este însă că:

1. Avem mai puțin timp pentru a ne îndeplini volumul de muncă existent, crescând riscul de eșec.
2. Probabilitatea de a ne simți stresați și neliniștiți de îndeplinirea obiectivelor noastre crește.

A face o astfel de muncă suplimentară nu este adesea în interesul cel mai bun al unei persoane. Practicați scăderea oportunității într -un mod neutru în care implicațiile lucrărilor suplimentare la ora disponibilă sunt explicite (Beagrie

Iată un Ghid rapid privind asertivitatea la locul de muncă .

Strategia 5: Determinați prioritățile

Nu toate sarcinile sunt la fel de importante sau urgente.

Știind ce sarcini sunt cele mai importante și acordarea acestor priorități mai mari și mai mult accentul este vital. Un exemplu de prioritizare slabă este atunci când un proiect care se datorează într -o săptămână este trecut cu vederea pentru un proiect datorat în trei.

Eisenhower Matrix

O modalitate utilă de a determina prioritatea este utilizarea matricei Eisenhower (Covey, 1991). Sarcinile sunt împărțite pe două dimensiuni: importanță și urgență.

Pentru a clasifica sarcinile, începeți cu data scadenței și lucrați înapoi de la urgență ridicată la urgență scăzută. Urgența se referă la imediatitatea termenului limită. În conformitate cu o rubrică de urgență, sarcinile care sunt scadente în curând sunt urgente, iar sarcinile cu termene ulterioare nu sunt urgente.

Apoi, adăugați o clasificare suplimentară la fiecare sarcină: importanță. Evaluează importanța fiecărei sarcini, analizând impactul și contribuția sa la obiectivele pe termen lung. Sarcinile care contribuie la obiective esențiale au o importanță ridicată, în timp ce cele care nu contribuie nu sunt importante.

În consecință, toate sarcinile vor fi alocate ca urgente sau nu și, de asemenea, clasificate ca fiind importante sau nu importante.

Matricea dvs. ar trebui să arate ca imaginea, iar sarcinile ar trebui să fie prioritare de la stânga la dreapta, începând cu rândul de sus.

• DO - Prioritatea 1
  În cadranul din stânga sus sunt sarcini ridicate pe ambele dimensiuni. Acestea sunt cele mai presante sarcini care necesită atenție imediată. Ar trebui să fie finalizate mai întâi.
• Program - Prioritate 2
  Sarcinile care sunt importante, dar care nu sunt urgente (cadranul de sus-dreapta) nu au încă termene concrete. Aceste sarcini ar trebui să fie defalcate în sarcini mai mici sau programate pentru mai târziu.
• Delegat - Prioritatea 3
  Sarcinile care sunt urgente, dar care nu sunt importante (cadranul din stânga jos) nu necesită atenția personală. În schimb, aceste sarcini pot fi delegate altcuiva.
• Ștergeți - Prioritatea 4
  Sarcinile din cadranul de jos din dreapta jos sunt cele mai puțin importante și nu urgente. Acestea pot fi aruncate sau păstrate atunci când există o mulțime de volum de muncă.

Cu toate acestea, toate sarcinile nu pot fi atât o importanță ridicată, cât și o urgență ridicată. Dacă sunt, prioritizarea trebuie să fie implementată sau persoana va deveni copleșită și excesivă.

Strategia 6: Concentrați -vă pe munca profundă

Muncă profundă Se referă la capacitatea de a lucra într-un mediu liniștit, fără distragere, cu concentrare intensă și concentrare (Bhargava, 2016; Newport, 2016).

Abilitățile noastre cognitive sunt exercitate ca un mușchi în acest mediu. Abilitățile noastre de a se concentra și de a produce sunt întinse până la capacitate și îmbunătățire în timp. Experiența mentală este similară cu o stare de flux, caracterizată prin concentrare intensă și concentrare în care percepția timpului dispare (Csikszentmihalyi, 1990).

Muncă profundă is best for challenging work that requires absolute focus, but it is difficult to achieve because of distractions in our daily lives. Therefore, deep work should be considered a skill that can be honed and improved through regular practice, similar to any other skill.

Începeți cu următoarele când încercați să îmbunătățiți abilitățile de muncă profunde (Bhargava, 2016; Newport, 2016):

1. Alocați o porțiune semnificativă de timp pentru focalizarea neîntreruptă (adică fără deșeuri de timp și fără întreruperi).
2. Alocați de această dată pentru dimineața când vă simțiți reîmprospătat și motivat. Nu verificați în prealabil e -mailurile sau alte comunicări pentru a evita să fie distras.
3. Ca și exercițiile fizice, planificați -vă pentru odihnă și somn suficient. Este posibil să lucrați constant în același ritm cu odihna. Așadar, alocați sarcinile mai ușor de gestionat, mai puțin cognitiv, altor perioade de lucru și luați timp pentru a vă recupera.

Strategia 7: Urmați modul 80/20

Regula 80/20, cunoscută și sub numele de principiul Pareto, este despre dezechilibru. Energia cheltuită pentru o sarcină nu este egală cu producția observată (Vaccaro, 2000; Koch, 2011).

Pentru a ilustra mai departe:

1. 20% din timp va produce 80% din muncă. Imaginați -vă că clientul dvs. are o prezentare datorată. Reunirea unui proiect dur, dar cuprinzător (80%) va dura puțin (20%).
2. Cu toate acestea, restul de 20% din muncă va dura aproximativ 80% din timp. Chiar dacă cea mai mare parte a lucrărilor este făcută, munca rămasă necesară pentru a rafina prezentarea (20%) necesită timp considerabil (80%). Dacă clientul dvs. și -ar fi planificat proiectul, astfel încât să aibă doar 20% din timp pentru această lucrare, nu ar îndeplini termenul.
3. 20% din munca este esențială, în timp ce 80% nu este. Să știi cum să acorde prioritate criticilor cu 20% față de 80% mai puțin consecințe este vital pentru gestionarea timpului și a volumului nostru de muncă.

În acest sens, atunci când planificați un program, faceți următoarele (Vaccaro, 2000):

1. Împărțiți timpul disponibil inegal pentru a ține cont de împărțirea 80/20. Lasă timp suficient pentru rafinament, corecții și feedback.
2. Parcurgeți sarcini și clasificați -le ca aparținând categoriei de 20% sau 80%. Sarcinile de 20% sunt esențiale, dau rezultate semnificative și afectează direct alte obiective. Sarcinile de 80% sunt urgente, dar opționale, durează mai mult decât se aștepta și se scurg.
3. Clasificați subtask -urile ca 20% sau 80% atunci când lucrați la un proiect mai mare. Prioritizează întotdeauna sarcinile esențiale (20%) față de sarcinile neesențiale (80%).

Cărți recomandate de gestionare a timpului

Cititorii sunt răsfățați la alegere atunci când caută cărți despre gestionarea timpului. Aici enumerăm patru cărți care sunt direct legate de unele strategii din această postare. Spuneți -ne în comentarii dacă aveți alte recomandări.

1. Lucrare profundă: reguli pentru succesul concentrat într -o lume distrasă - Cal Newport

Această carte abordează subiectul lucrărilor profunde: ce este, cum să o realizezi și de ce este crucială.

Autorul, Cal Newport, este profesor de informatică și înțelege importanța timpului dedicat și concentrat în atingerea obiectivelor.

Spre deosebire de multe alte cărți de auto-ajutor, sfaturile din această carte sunt accesibile, practice și se citește ca și cum autorul a încercat și a testat-o.

Găsiți cartea pe Amazon .

2. Obiceiuri atomice: un ușor - James Clear

Dacă acceptăm că ne putem îmbunătăți strategiile de muncă și ne putem rupe obiceiurile proaste, atunci vă recomandăm Obiceiuri atomice .

Această carte descrie modul în care schimbările de mediu mici și consistente pot ajuta la formarea obiceiurilor.

Găsiți cartea pe Amazon .

Dacă v -a plăcut această carte, atunci vă recomandăm și Obiceiuri minuscule De B. J. Fogg . Este similar cu Obiceiuri atomice Dar puțin mai practic.

3. Principiul 80/20: secretul pentru a obține mai mult cu mai puțin - Richard Koch

Există un motiv pentru care această carte este atât de apreciată. Koch explorează istoria principiului 80/20 și oferă numeroase exemple istorice ale acestui principiu.

Raportul numeric precis nu este esențial, dar conceptul de dezechilibru între intrare și ieșire este vital. Pentru a ajuta cititorii să înțeleagă cum să implementeze acest principiu în viața lor de zi cu zi, Koch prezintă mai mulți pași cheie pentru a identifica împărțirea 80/20 și a acorda prioritate sarcinilor cele mai critice care dau cele mai importante rezultate.

Aceasta este o carte practică și, odată înțeles principiul, cititorii pot sări cu ușurință la cele mai critice capitole. Este o carte excelentă pentru persoanele care sunt presate de timp și au nevoie doar de o amintire rapidă a principiului.

Găsiți cartea pe Amazon .

Instrumente de gestionare a timpului de la pozitivePsychology.com

POZITIONPSHOLOGIE.COM are o colecție extinsă de foi de lucru și instrumente pentru cititorii noștri, care pot ajuta la gestionarea timpului sau pot ajuta la eliminarea deșeurilor de timp.

Activități de stabilire a obiectivelor

Productivitatea și stabilirea obiectivelor sunt subiecte populare pe blogul nostru. Dacă nu știți de unde să începeți, vă recomandăm această postare: activități de stabilire a obiectivelor, exerciții

17 Exerciții de productivitate și eficiență a muncii

Instrumentul nostru de premieră care vă poate ajuta și clienții dvs. cu gestionarea timpului lor este această colecție excelentă de UPORABNAPSIHOLOGIJA.com.

Exercițiile acoperă toate cele șapte strategii discutate în acest post și multe altele. Setul include o scurtă broșură de introducere despre productivitate, susținută de 17 exerciții, fiecare bazându-se pe strategia dovedită de știință.

Un exercițiu se concentrează pe dezvoltarea muncii profunde, iar altul folosește principiul 80/20. Toate acestea sunt disponibile ca un kit all-in-one perfect pentru practicienii care doresc să-și extindă setul de instrumente pentru a face față preocupărilor legate de muncă ale clienților, probleme de gestionare a timpului sau productivitate.

Motivație și stabilirea obiectivelor masterclass

Lipsa motivației și a obiectivelor neclare poate afecta, de asemenea, gestionarea timpului. Pentru a vă ajuta clientul care se luptă cu motivația și stabilirea obiectivelor, luați în considerare înscrierea la UPORABNAPSIHOLOGIJA.com.

Această excelentă masterclass acoperă subiectul motivației și stabilirea obiectivelor în detalii mult mai multe și este un instrument de formare pentru practicieni.

Însoțește Uporabnapsihologija.com prin explorarea unei alte fațete a preocupărilor și provocărilor la locul de muncă. Asociația Americană Psihologică recunoaște această masterclass, iar practicienii vor primi nouă puncte de educație continuă la finalizare.

Un mesaj de luat acasă

Natura finită a timpului și managementul său eficient au fost recunoscute de câteva decenii, datând din anii '50 (Claessens și colab., 2007). Înțelegem că gestionarea eficientă a timpului este esențială pentru stabilirea obiectivelor, respectarea termenelor și Gestionarea stresului .

Dar cum? Ai întrebat și am ascultat.

În această postare, am explorat șapte strategii diferite, fiecare concentrându -se pe cel puțin o componentă a gestionării timpului, discutând despre cum să structurezi mai bine sarcinile, să prioritizeze termenele, să protejăm timpul și concentrarea de distrageri și să funcționeze mai inteligent.

Amintiți -vă că unele strategii s -ar putea să nu funcționeze pentru clientul dvs. și ar putea fi nevoie să încerce câteva pentru a găsi cea care se potrivește. Dar cel mai crucial este recunoașterea faptului că gestionarea timpului este o abilitate. Putem învăța cum să o facem, iar noi toți îl putem îmbunătăți.

Lista strategiilor și cărților prezentate în acest post este incompletă; Există multe alte strategii. Dacă ați folosit o anumită tehnică cu succes sau aveți o abordare nouă pe care ați dezvoltat -o, împărtășiți -o cu noi în comentarii. Recomandările de carte sunt, de asemenea, binevenite!

Sperăm că v -a plăcut să citiți acest articol. Nu uitați de uporabnapsihologija.com.